Pirmuoju susipažinimu su verslo korespondencija gali susidaryti įspūdis, kad tai yra pernelyg sudėtinga sistema. Tiesą sakant, įvairių tipų verslo laiškai ekologiškai atitinka individualaus bendravimo poreikius.
Verslo bendradarbiavimo laiškas
Pirmasis tiltas tarp galimų būsimų partnerių paprastai yra verslo laiškas apie bendradarbiavimą. Abiejų įmonių atstovai jau gali susipažinti ir atlikti išankstines derybas, tačiau oficialus ryšys bus bendradarbiavimo laišku.
Svarbūs šio dokumento punktai:
- kreiptis į konkretų asmenį;
- nuoroda į susitikimą ar informacijos šaltinį apie šią įmonę;
- medžiagos turinio santrauka;
- Lentelės, kainos ir kita papildoma informacija yra geriau nusiųsti paraiškoje.
Susitikimo verslo laiškas
Jei tai pavyks, kitas žingsnis bus verslo susitikimo laiškas. Šios rūšies verslo laiškai gali sumažinti tarpinių derybų etapų skaičių ir paveikti būsimo susitikimo sėkmę. Suinteresuotoji šalis turėtų apgalvoti detales iki mažiausios detalės:
- reglamentai;
- darbotvarkė;
- išdėstyti diskusijų klausimus;
- apibūdinti antrinius klausimus, kurie gali kilti šiame procese;
- paruošti informacines programas, kurias patariama kitai šaliai perskaityti prieš susitikimą.
Toks apgalvotas verslo laiškas padės išvengti nesusipratimų, neatitikimų ir kitų nemalonių akimirkų, galinčių turėti įtakos derybų rezultatams. Remiantis derybų rezultatais, apie susitikimą parašytas dar vienas verslo laiškas, bet jau pasiektų rezultatų ataskaitos forma. Jis naudojamas tam pačiam tikslui: įsitikinti, ar partneriai teisingai interpretuoja pasiektus susitarimus. Antroji šalis yra pakviesta patvirtinti posėdžio protokolą arba paprastai keisti vieną dieną.
Kitos verslo korespondencijos rūšys
Su jau nusistovėjusiais santykiais dažniausiai tokie verslo laiškai, pavyzdžiui, verslo laiško prašymas ir atitinkamai laiško atsakymas. Su bet kokiais susitarimų pakeitimais arba kai reikia papildomos informacijos, viena įmonė siunčia kitą prašymo raštą.
Norint išlaikyti esamus verslo santykius arba kurti naujas, pateikiamos tokios verslo formos kaip verslo laiško ir verslo reklamos laiškas. Įmonė gali organizuoti konferenciją, parodą, seminarą ir kt. - pakviesti realius ir potencialius partnerius valdymo ar visos komandos. Būtų pigiau išsiųsti pardavimo laišką, tačiau jo grąža yra daug mažesnė.
Verslo etiketui pridedamas dėkingumo laiškas, atsakant į kitos sandorio šalies prašymą ar kitą bendradarbiavimą.
Kai kurios verslo korespondencijos rūšys gali būti sunkiau parašyti. Tai yra:
- verslo atsisakymo laiškas;
- atsiprašome verslo laiškas;
- verslo laiškas;
- verslo laiško prašymas.
Šiuose dokumentuose ypač svarbu išlaikyti geranorišką ir pagarbų toną. Kalbant apie prašymo laišką, vadovaujantis verslo etikos taisyklėmis, pareiškimo formuluotė naudojama net tais atvejais, kai gyvenime būtų paklausa.
Ką ieškoti verslo korespondencijoje:
- svarbus momentas bet kokiam verslo laiškui yra apeliacija konkrečiam asmeniui, nurodant teisingą vardą ir pavardę, pareigas, įmonės pavadinimą;
- nesvarbu, ar parašysite elektroninį verslo laišką ar popierinį laišką - jis turėtų būti ant bendrovės blankų su visais rekvizitais;
- etika, teisingumas ir pagarba - vienintelis priimtinas tonas verslo laiškams.
- laiškas turėtų būti išlaikytas sausoje, versliškai stiliuje - geriau vengti emocinių posūkių nuo paprastos kalbos.
Atsižvelgiant į šiuos niuansus, atsiųstas verslo laiškas geriau parodys jūsų siuntėją. Ir verslo pasaulyje tai padės atidaryti tinkamas duris.